Личный кабинет
Интернет-магазин
Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю
В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину.
Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.
Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени.
Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:
- в срок и без суеты выполняет задачи;
- разделяет работу и отдых;
- не опаздывает и не пропускает важные встречи.
Как правильно планировать рабочее время руководителю
Необходимые базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:
Начинайте день без спешки
Чтобы не тратить лишние силы и нервы.
Вставайте в одно и то же время
Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается.
Группируйте задачи
Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.
Разграничьте время работы и отдыха
Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.
Каждой задаче отведите определенное время
Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.
Используйте правило Парето
Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.
Выберите идеальный промежуток для встреч
Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.
Предусмотрите перерыв
Полезно используйте свободное время, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.
Делегируйте часть задач
Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.
Анализируйте итоги дня
В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, завтра может быть не приоритетным.
Методы планирования времени
Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Съесть лягушку» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.
Метод «Альпы»
Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным.
- Выберите из своих задач наиболее приоритетную.
- Спрогнозируйте срок выполнения.
- Выделите нужное время в графике.
- Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.
- Отмечайте выполненные пункты плана.
Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.
Матрица Эйзенхауэра
Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам:
- Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки.
- Важные и несрочные — распланировать. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками.
- Неважные и срочные — делегировать. Например, вызвать мастера для ремонта принтера.
- Неважные и несрочные — удалить. Например, просмотр соцсетей во время работы.
ABC- или АБВ-анализ
Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:
- Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, вносят 65% в достижение целей.
- Группа важных задач. Польза их решения — примерно 20%.
- Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.
Ошибки в планировании
- Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете.
- Важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.
- Серьезная ошибка — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Видеоконференции и чаты с сотрудниками в Mango Talker позволяют удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его можно установить на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Пример распорядка рабочего дня по матрице Эйзенхауэра:
А (Важные и срочные): 8:00–8:30 — планерка; 8:50–9:30 — ответить на e-mail; 9:40–10:20 — купить билеты для командировки; 13:30–14:30 — перерыв; 16:00–17:00 — встреча со спонсорами.
В (Важные и несрочные): 10:30–11:20 — вебинар; 11:30–12:00 — познакомиться с новыми сотрудниками; 12:20–12:40 — созвониться с партнерами.
С (Неважные и срочные): 13:00–13:30 — купить в кабинет новое кресло; 14:40–15:00 — посмотреть изменения дизайна сайта.
D (Неважные и несрочные): смотреть YouTube, листать Instagram.
Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае.
Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари.
Что важно запомнить
- Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.
- Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.
- Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.
- Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.
